Como emitir nota fiscal de refeição: passo a passo

A comanda fecha, o cliente pede a conta, e naquele instante nasce uma obrigação fiscal que muita gente ainda trata como detalhe burocrático. Saber como emitir nota fiscal fornecimento de refeição do jeito certo evita autuação, cálculo de imposto errado e dor de cabeça na contabilidade do seu restaurante.

Resposta direta: a cada venda de alimentação, o restaurante emite a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e, modelo 65) ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55), tributada por ICMS, não por ISS, com CFOP e NCM específicos, dentro das regras do regime tributário em que a empresa está enquadrada: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Em 2026, com o Fisco cruzando dados de PDV, maquininha e nota fiscal quase em tempo real, errar esse processo custa mais caro do que há alguns anos. O passo a passo completo está abaixo.

O que é a nota fiscal de fornecimento de refeição (e por que ela é ICMS, não ISS)

A nota fiscal de fornecimento de refeição é o documento que registra a venda de alimentos e bebidas preparados e consumidos no estabelecimento, no delivery ou para viagem. Mesmo havendo atendimento, montagem do prato e serviço de mesa envolvidos, a operação é tratada como circulação de mercadoria, sujeita a ICMS, e não como prestação de serviço sujeita a ISS.

Isso surpreende muito dono de restaurante, porque a sensação é de estar vendendo um serviço: alguém cozinha, serve, retira a louça depois. Mas a Lei Complementar 116/2003, que lista taxativamente as atividades sujeitas a ISS, não inclui o fornecimento de alimentação e bebidas entre elas. A tributação segue a lógica da Lei Complementar 87/1996 (Lei Kandir), que trata da circulação de mercadorias, inclusive quando há serviço agregado à venda do produto.

Na prática, isso significa que o restaurante não emite nota de serviço para a refeição vendida no salão ou no delivery: emite nota de produto, com CFOP de venda de mercadoria. Quem ainda tem dúvida sobre esse enquadramento pode aprofundar no artigo sobre se o fornecimento de alimentação é serviço ou produto para fins fiscais.

Como emitir nota fiscal fornecimento de refeição: passo a passo completo

O processo tem sete etapas que se repetem em todo fechamento de comanda, da regularização cadastral até a guarda do arquivo digital. Pular qualquer uma delas é o que gera nota recusada pela SEFAZ, imposto calculado errado ou cliente levando a conta sem nenhum documento fiscal válido.

1. Regularize CNAE e inscrição estadual. Antes de emitir qualquer nota, o restaurante precisa ter CNAE compatível com fornecimento de alimentação e inscrição estadual ativa, porque a nota de produto depende de registro no Fisco estadual, diferente da nota de serviço, que depende da prefeitura.
2. Escolha o modelo certo de nota. Para venda direta ao consumidor final no balcão, salão ou delivery, o modelo correto é a NFC-e (modelo 65), emitida por um sistema de PDV homologado. Para vendas a pessoa jurídica, catering de eventos ou operações com destaque de crédito, o modelo é a NF-e (modelo 55). Misturar os dois é um erro comum que distorce a apuração.
3. Configure CFOP e NCM no sistema. Cada item do cardápio precisa de um Código Fiscal de Operações e Prestações e de uma Nomenclatura Comum do Mercosul associados no PDV, para a nota sair classificada corretamente desde a primeira venda, sem retrabalho manual no fechamento do caixa.
4. Defina a alíquota conforme o regime tributário. No Simples Nacional, o ICMS da refeição é recolhido dentro do DAS, pela alíquota do Anexo I, e a nota sai com o código próprio do Simples. No Lucro Presumido e no Lucro Real, a alíquota de ICMS segue as regras do estado e é destacada na nota. Esse ponto é detalhado na próxima seção, porque é onde a maioria dos erros de cálculo acontece.
5. Emita a nota no fechamento da venda. A nota precisa ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes de o cliente deixar o estabelecimento, não no fim do dia em lote. Emissão retroativa ou agrupada é o tipo de prática que a fiscalização eletrônica identifica com facilidade ao cruzar dados da maquininha com o volume de notas emitidas.
6. Guarde o XML e o DANFE. O arquivo XML autorizado é o documento fiscal válido, não a impressão do cupom. Ele precisa ficar arquivado por, no mínimo, cinco anos, disponível para fiscalização e para a contabilidade usar na apuração mensal de impostos.
7. Tenha um plano para contingência. Quando a SEFAZ ou a internet do restaurante cai, existe um modo de emissão em contingência que mantém a venda documentada e permite regularizar a transmissão assim que o sistema volta. Vender sem nenhum registro fiscal durante a queda é o que gera passivo depois.

Para o detalhe de qual documento emitir em cada tipo de venda (salão, delivery, buffet por quilo, evento fechado), o guia sobre nota fiscal de restaurante: o que emitir e como fazer cobre caso a caso.

Anexo I ou Anexo III: o que muda na nota fiscal de refeição do Simples Nacional

Restaurante, bar e lanchonete que vendem alimentação pronta para consumo são enquadrados no Anexo I do Simples Nacional, o anexo do comércio, e não no Anexo III, o anexo de serviços, porque a venda da refeição é tratada como circulação de mercadoria. Enquadrar o restaurante no anexo errado altera a alíquota efetiva aplicada em cada nota e pode gerar recolhimento a menor, com multa e juros na retificação.

A definição de qual anexo e qual alíquota inicial se aplicam ao restaurante depende do faturamento acumulado nos últimos doze meses e da forma como a Lei Complementar 123/2006 classifica a atividade. Restaurantes que ultrapassam o teto do Simples Nacional migram para Lucro Presumido ou Lucro Real; nesses regimes o ICMS continua devido por dentro da nota, mas a apuração deixa de ser unificada no DAS e passa a exigir escrituração fiscal própria, com PIS e Cofins calculados à parte, cumulativo ou não cumulativo conforme o regime. Quem quer entender a fundo os critérios de escolha entre os três regimes pode aprofundar no guia sobre como escolher o regime tributário certo para o restaurante.

NCM e CFOP: os códigos que não podem sair errados da nota

A refeição vendida no restaurante costuma ser classificada sob um NCM de preparações alimentícias, enquanto o CFOP varia conforme o destino da venda: consumo no estabelecimento, delivery dentro do estado ou venda para outro estado. Errar esses dois códigos não muda só a estética da nota, muda a alíquota calculada e o enquadramento que o Fisco enxerga naquela operação.

Um restaurante self-service, por exemplo, pode usar o mesmo NCM para o prato principal e para a sobremesa vendida à parte, quando na prática a composição de cada item pode exigir classificação diferente. Um exemplo mais comum ainda: o mesmo restaurante vende o prato no salão e despacha o mesmo prato por delivery, mas mantém o CFOP de venda presencial nos dois casos. O sistema não diferencia as operações, a apuração de ICMS sai distorcida e, numa fiscalização, a empresa precisa provar retroativamente qual nota correspondia a qual operação. O artigo sobre qual é o NCM correto da refeição do restaurante detalha a classificação por tipo de prato e situação de venda.

Erros mais comuns ao emitir nota fiscal de refeição (e quanto cada um custa)

A maioria das autuações em restaurante não vem de sonegação deliberada, vem de erro operacional repetido todo dia, mês após mês, até o Fisco cruzar os dados. Os cinco erros abaixo estão entre os mais comuns e pesam mais em restaurantes com faturamento acima de R$ 100 mil por mês, pelo volume de notas emitidas.

• Não emitir nota para pedidos de delivery e marketplace. O dono trata a venda pelo aplicativo como “só repasse”, mas o fato gerador do ICMS acontece na venda da refeição, não na intermediação. A omissão gera passivo tributário que cresce todo mês sem ser percebido.
• Emitir cupom não fiscal no lugar da nota eletrônica. Alguns PDVs antigos ainda imprimem comprovantes sem validade fiscal. O cliente sai com um papel, mas o Fisco não tem registro daquela venda, o que configura omissão de receita.
• Classificar toda a venda com um único CFOP genérico. Como já descrito, isso distorce a apuração e dificulta qualquer defesa em fiscalização, porque não há como separar operações distintas depois do fato.
• Ficar no anexo errado do Simples Nacional. Um restaurante enquadrado como prestador de serviço paga ISS sobre receita que deveria recolher ICMS pelo Anexo I, ou aplica alíquota incompatível com a atividade, gerando diferença a recolher com multa na retificação.
• Não guardar o XML das notas emitidas. Sem o arquivo XML, a contabilidade não consegue conferir o que foi efetivamente transmitido à SEFAZ, e o restaurante fica exposto numa fiscalização que pede o histórico de um período inteiro.

O custo de cada erro raramente aparece de imediato. Ele se acumula em forma de diferença de imposto, multa sobre o valor não recolhido em casos de omissão de receita, e juros, descobertos geralmente só quando o restaurante já cresceu, fatura mais e chama mais atenção do Fisco.

Três sinais mostram que a emissão de nota fiscal do seu restaurante tem brecha: o relatório de vendas do PDV não bate com o relatório de notas emitidas pela SEFAZ; o delivery aparece como “outras receitas” na DRE em vez de receita de venda de mercadoria; e a contabilidade pede, todo mês, para o gerente reenviar manualmente notas que deveriam sair automáticas do sistema.

Nota fiscal de refeição e cupom fiscal são a mesma coisa?

Não. A nota fiscal eletrônica, NFC-e ou NF-e, é o documento com validade jurídica, autorizado pela SEFAZ, que compõe a apuração de impostos do restaurante. O cupom é apenas a representação impressa ou digital dessa nota entregue ao cliente, sem valor fiscal próprio se não estiver vinculado a uma nota autorizada.

Restaurantes que ainda usam sistemas de PDV antigos, sem integração com a SEFAZ, costumam confundir os dois e imprimir só o cupom interno de controle, sem gerar a nota eletrônica correspondente. Na prática, é como se a venda nunca tivesse acontecido para o Fisco, mesmo com o dinheiro já no caixa.

O próximo passo depois de organizar a emissão da nota fiscal

Emitir a nota certa, no modelo certo, com o CFOP e o NCM corretos, resolve o problema do dia a dia. Mas a consistência mensal entre essas notas, o regime tributário e a apuração de ICMS é o que evita autuação daqui a dois ou três anos, quando o restaurante já faturar o dobro e a diferença acumulada também tiver dobrado. Para restaurantes que faturam acima de R$ 100 mil por mês, esse é justamente o ponto em que vale avaliar se a contabilidade atual entende as particularidades do setor ou aplica regra genérica de comércio. O guia sobre como contratar um escritório de contabilidade especializado em restaurantes detalha os critérios para essa escolha.

Perguntas frequentes